↓ 
[Tuần 2: Sản xuất POSM, Quà tặng và nhân sự (Ngày 8 - 15)]   
↓ 
[Tuần 3: Hậu cần, Dàn dựng và mua vật tư (Ngày 16 - 22)]   
↓ 
[Tuần 4: Thi công, Vận hành D-Day và dữ liệu theo dõi (Ngày 23 - 30)]

Tuần 1 (ngày 1 – 7): Định hình, Mục tiêu và chốt thiết kế gian hàng

Đây là giai đoạn đặt nền móng. Mọi quyết định về mặt bằng, ngân sách và hình ảnh gian hàng phải được chốt dứt điểm trong 7 ngày đầu tiên.

A. Xác định KPI và phân bổ ngân sách

• Đặt mục tiêu rõ ràng: Bạn muốn thu thập bao nhiêu Data khách hàng? Ra mắt sản phẩm mới hay tập trung ký kết hợp đồng thương mại?

• Dự trù ngân sách: Phân bổ chi phí theo tỷ lệ tối ưu

  Hạng mục chi phí	Tỷ lệ đề xuất (%)	Ghi chú
  Thuê mặt bằng	30%	Chọn vị trí lô góc, gần cửa ra vào hoặc khu trung tâm
  Thi công và thiết kế gian hàng	35%	Ưu tiên dạng Module lắp ghép hoặc thiết kế tối giản
  Marketing, POSM và quà tặng	20%	In ấn nhanh, quà tặng có sẵn kho
  Nhân sự và vận hành	10%	Đồng phục, phụ cấp ăn uống
  Dự phòng rủi ro	5%	Xử lý sự cố phát sinh cấp tốc

B. Chốt thủ tục với ban tổ chức và bản vẽ thiết kế

• Hoàn tất hợp đồng thuê mặt bằng, nộp sơ đồ cấp điện và hồ sơ kỹ thuật cho Ban tổ chức (BTC).

• Lựa chọn loại hình gian hàng: Nếu chuẩn bị gấp trong 1 tháng, hãy ưu tiên gian hàng tiêu chuẩn nâng cấp (thiết kế lại trán bảng tên, dán vách) hoặc Gian đặc biệt dạng Module lắp ghép để rút ngắn thời gian sản xuất xuống 3–5 ngày.

• Chốt layout không gian – Phân chia rõ ràng: Khu vực đón tiếp -> Khu vực trải nghiệm/trưng bày -> Khu vực tư vấn sâu -> Kho chứa đồ.

Tuần 2 (ngày 8 – 15): Sản xuất POSM, quà tặng và đào tạo nhân sự

Sau khi gửi bản vẽ cho đơn vị thi công, tuần 2 là thời điểm tập trung toàn bộ nguồn lực vào ấn phẩm truyền thông và nhân sự trực gian hàng.

A. In ấn POSM và quà tặng doanh nghiệp

• Ấn phẩm truyền thông (duyệt file và in trước ngày 12):

  • Danh mục sản phẩm/Tài liệu giới thiệu: In khoảng 300 – 500 bản giấy chất lượng cao dành cho khách hàng tiềm năng lớn (VIP), kết hợp tạo mã QR Code để khách tham quan quét lấy file PDF mềm.

  • Standee / Phông nền: Nội dung ngắn gọn, thông điệp chính nổi bật, font chữ to rõ dễ đọc từ khoảng cách 5m.

  • Danh thiếp: Chuẩn bị đầy đủ cho toàn bộ nhân sự tham gia.

• Quà tặng thương hiệu: Chọn các vật phẩm có sẵn trên thị trường, chỉ cần in/khắc logo cấp tốc như: Sạc dự phòng, sổ tay, bút ký, túi vải Canvas, ô/dù…

B. Đào tạo nhân sự trực gian hàng 

Nhân sự là yếu tố trực tiếp tạo ra tỷ lệ chuyển đổi tại hội chợ.

• Phân công vai trò: Trưởng gian hàng, Sales tư vấn, PG/MC thu hút đám đông, hỗ trợ kỹ thuật.

• Kịch bản tiếp cận: Đào tạo câu mở lời trong 5 giây đầu tiên để tạo sự chú ý và giữ chân khách đi ngang qua.

• Trang phục đồng bộ, đeo thẻ tên chuyên nghiệp và tuân thủ quy định không sử dụng điện thoại cá nhân khi trực gian hàng.

Tuần 3 (Ngày 16 – 22): Hậu cần, chuẩn bị vật tư và thiết bị hỗ trợ

Tuần thứ 3 tập trung vào khâu chuẩn bị hậu cần nhằm đảm bảo quá trình thi công và vận hành diễn ra suôn sẻ.

A. Bộ vật tư “cứu cánh” không thể thiếu tại gian hàng

Hãy chuẩn bị một thùng đồ nghề chứa các vật dụng nhỏ nhưng vô cùng quan trọng:

• Thiết bị điện: Ổ cắm kéo dài (2-3 cái công suất lớn), dây thít nhựa, băng keo dán dây điện.

• Dụng cụ hỗ trợ: Băng keo 2 mặt siêu dính, kéo, dao rọc giấy, thước đo, súng bắn keo.

• Thiết bị trình chiếu & Mạng: Tivi/Màn hình iPad demo, bộ phát Wi-Fi 4G/5G dự phòng (mạng Wi-Fi tại các trung tâm triển lãm rất dễ bị nghẽn).

• Vật dụng vệ sinh: Khăn lau kính, nước lau bàn, túi đựng rác (gian hàng phải luôn sạch sẽ).

B. Bàn giao hậu cần và thủ tục ra vào

• Liên hệ xe tải vận chuyển hàng hóa, thiết bị đến trung tâm hội chợ đúng khung giờ quy định.

• Đăng ký thẻ thi công, thẻ ban quản lý và thẻ xe ra vào với BTC.

Tuần 4 (Ngày 23 – 30): Dàn dựng, vận hành D-Day và theo dõi dữ liệu

Tuần cuối cùng là giai đoạn thực thi trực tiếp tại hội trường triển lãm.

A. Dàn dựng & Kiểm tra Gian hàng (Trước G-Day 1 – 2 ngày)

• Giám sát nhà thầu lắp đặt khung dựng, hệ thống đèn chiếu sáng.

• Sắp xếp sản phẩm trưng bày theo đúng layout, dán tem giá hoặc thông số kỹ thuật đầy đủ.

• Kiểm tra vận hành toàn bộ hệ thống điện, TV, màn hình chiếu, thiết bị âm thanh.

B. Vận hành trong các ngày diễn ra triển lãm

• Thu thập Data khách hàng: Sử dụng phần mềm/Form quét QR Code hoặc sổ thu thập danh thiếp. Phân loại ngay Data thành: HOT (Cần báo giá ngay), WARM (Quan tâm, cần tư vấn thêm), COLD (Chỉ lấy tài liệu).

• Tạo tương tác thu hút: Tổ chức Mini-game, Vòng quay may mắn hoặc Demo trình diễn sản phẩm trực tiếp vào các khung giờ cao điểm (9h30 – 11h00 và 14h30 – 16h00).

C. Tháo dỡ và theo dõi dữ liệu sau sự kiện

• Tháo dỡ gian hàng, kiểm kê hàng hóa và nghiệm thu mặt bằng với BTC để nhận lại tiền cọc (Deposit).

• Theo dõi dữ liệu khách hàng trong 48h: Tận dụng “khung giờ vàng” để gửi Email cảm ơn kèm báo giá/Catalogue điện tử cho danh sách khách hàng tiềm năng.

Bảng Tổng Hợp dữ liệu theo dõi chuẩn bị gian hàng triển lãm đầy đủ

Những sai lầm đắt giá cần tránh khi chuẩn bị gian hàng triển lãm

• Nhồi nhét quá nhiều chữ lên phông nền: Khách tham quan chỉ lướt qua gian hàng trong 3 giây. Hãy giữ thông điệp ngắn gọn, chữ to và hình ảnh sắc nét.
• Không chuẩn bị Wi-Fi dự phòng: Wi-Fi công cộng dễ nghẽn mạng. Điều này gây gián đoạn khi demo sản phẩm cho khách.
• Bỏ quên dữ liệu sau sự kiện: Thu thập hàng trăm Data nhưng chậm liên hệ sẽ lãng phí cơ hội. Không chăm sóc trong 48h làm giảm 80% tỷ lệ chuyển đổi.

Demo gian hàng triển lãm từ thiết kế 3D đến thực tế

Các câu hỏi thường gặp 

1. Nên chọn gian hàng tiêu chuẩn hay gian hàng tự dựng?

=>Chọn gian tiêu chuẩn nếu ngân sách hạn chế hoặc cần gấp (< 1 tháng). Phương án này giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả.

2. Cần chuẩn bị bao nhiêu danh mục sản phẩm/tài liệu giới thiệu là đủ?

=> Chuẩn bị 300–500 bản in cao cấp cho khách VIP. Với khách thông thường, hãy in mã QR trên Standee để họ tự tải E-Catalogue.

3. Làm sao để thu hút khách ghé thăm gian hàng nằm ở vị trí góc khuất?

=> Hãy tăng cường đèn chiếu sáng và đặt Standee hướng ra lối đi chính. Bạn nên phát quà hoặc tổ chức trò chơi để thu hút đám đông.

Chuẩn bị gian hàng triển lãm không đơn thuần là sắp xếp bàn ghế hay dựng phông nền. Đó là một chiến dịch Marketing thực chiến đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng. Một checklist đầy đủ từ A-Z sẽ giúp doanh nghiệp hoàn toàn chủ động. Bạn sẽ hạn chế rủi ro sát giờ G và tối ưu ngân sách đầu tư. Đồng thời, thương hiệu sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

Doanh nghiệp của bạn đang chịu áp lực thời gian hoặc thiếu nhân sự? Bạn cần giải pháp thiết kế – thi công gian hàng trọn gói? KTA ADV GROUP cung cấp dịch vụ toàn diện từ tư vấn đến thiết kế 3D cá nhân hóa. Chúng tôi giúp tối ưu layout di chuyển và làm nổi bật thương hiệu. Với xưởng sản xuất trực tiếp, chúng tôi đáp ứng tốt các dự án gấp từ 7–30 ngày. Chúng tôi đồng hành xuyên suốt từ khâu xin phép Ban tổ chức đến khi tháo dỡ. Liên hệ KTA ADV GROUP ngay để nhận tư vấn miễn phí và bản vẽ 3D độc quyền.

 Địa chỉ Hà Nội: D1-01, Khu đô thị Geleximco, Lê Trọng Tấn, Hà Đông.

 Hotline: 0942.85.9595